Энциклопедия психологии, коучинг, управление персоналом


 
Лидер XXI века, энциклопедия практической психологии

 

Планирование рабочего времени

Как мы выяснили, планирование жизненно необходимо для любой деятельности. Но как его грамотно осуществлять? Ведь планирование также требует времени и нам, порой, жалко тратить это время на планирование. Причем, специалисты доказали, что склонность планировать деятельность определяется типом личности человека — кто-то склонен планировать все, кто-то предпочитает спонтанность.

Потому каждый из нас должен выбрать тот способ планирования, который будет наиболее оптимален. Однако есть универсальные рекомендации, которые позволяют подстроить концепцию планирования именно под ваш тип личности и индивидуальные особенности.

Во-первых, вам следует помнить, что планирование в итоге должно приводить к тому, что вы выиграете во времени, а не окажитесь в убытке. Чрезмерная педантичность в данном вопросе отнимает слишком много времени, его просто не останется на текущие дела. При этом человек, затрачивающий ежедневно 10 минут своего времени, экономит до двух часов рабочего времени.

Во-вторых, никогда не планируйте все свое рабочее время. Распределите свой план так: 60% времени спланируйте, 20% оставьте на спонтанные дела, а еще 20% зарезервируйте на те действия, которые вы не планировали. Помните, что на работу часто уходит ровно столько времени, сколько на нее выделено, потому определяйте конкретные сроки выполнения своей работы.

В-третьих, помните, что важнейшим элементом планирования является определение приоритетов, наиболее важных целей.

В-четвертых, определяйте, что именно должны сделать вы, а что можно поручить подчиненным.

Вспомните принцип Эйзенхауэра, который рассматривал все задачи и дела с позиции лишь двух критериев — важности и срочности. Срочные дела нужно решать незамедлительно, но важные задачи также не следует откладывать в «долгий» ящик, ведь через определенное время они могут превратиться в срочные, а вы можете совсем не быть к этому готовыми.

Если дела срочные, но не слишком важные, их целесообразно поручить специалистам или подчиненным. А категорию дел, которые неважные и несрочные, нужно вообще на время исключить из своего поля зрения. Эти две последние категории дел — ловушка для многих руководителей. Они тратят большую часть своего времени на эти дела, а на приоритетные просто не хватает времени. Наверняка в вашем окружении есть человек, который привык заниматься мелочами. Мы попытаемся разобрать, как избавиться от этой негативной привычки.

Данная привычка имеет вполне логичное объяснение и психологические причины. В своей деятельности мы ориентируемся на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Только немногие из нас способны ориентироваться на дальнюю перспективу, это действительно целеустремленные люди. Но большая часть людей нуждается в быстром результате, который бы смог подтвердить их эффективность. И этот момент — элемент нашей личности, который практически нельзя изменить. Но при этом никто не мешает этому «большинству» правильно планировать свое время, начиная день с важной, но простой задачи. Вероятность того, что вы ее решите — велика, при этом вы получите положительный настрой на весь день и будете способны решать и другие задачи. И даже если более трудные вы не решите сегодня, ощущение того, что вы уже сделали за сегодня что-то значительное, не вызовет негативного состояния.

Есть еще один способ. Чередуйте задачи, закладывайте между объемными и важными делами мелкие и простые, которые отнимут у вас не больше 15 минут времени. Это позволит сделать ваш график не только гармоничным, но и положительным образом скажется на вашем состоянии. Ведь переключение с одного важного дела на другое требует времени, а решив между ними простую задачу, вы сможете заполнить возникшую в работе паузу.

 
 
Rambler's Top100